Офисный переезд: инвентаризация, техника, документы и акт приема

Офис переезжает не так, как квартира. Вещей обычно больше, они однотипные, а главное — каждый час простоя стоит компании денег. Поэтому офисный переезд готовят как небольшой проект: с ответственным, описью, сроками и понятным результатом в виде акта приема. Ниже — порядок действий, который подходит и для небольшого офиса на десяток мест, и для этажа в бизнес-центре.

Назначьте ответственного и соберите исходные данные

Первое решение — кто отвечает за переезд со стороны компании. Это один человек, который знает оба помещения, принимает решения и подписывает документы. Если ответственных несколько, бригада получает противоречивые указания, и время уходит на выяснения.

Ответственному нужно собрать:

• адреса, этажи, наличие и тип лифтов в обоих зданиях;
• правила бизнес-центров: время, когда разрешен завоз и вывоз, порядок пропуска машин и людей, требования к защите лифтов и полов;
• план нового помещения с рассадкой по отделам;
• список того, что едет, что продается, утилизируется или остается арендодателю.

Многие бизнес-центры требуют заранее подать списки сотрудников подрядчика и номера машин, а погрузку разрешают только через определенный вход или рампу. Узнайте эти правила за две-три недели: от них зависит дата и время работ.

Инвентаризация

Опись — основа всего офисного переезда. Без нее невозможно ни подобрать машину, ни проверить, все ли доехало.

Что включить в опись

• Мебель: столы, кресла, шкафы, тумбы, переговорные столы, диваны в зоне отдыха.
• Техника: компьютеры, мониторы, ноутбуки, принтеры и МФУ, телефоны, сетевое оборудование, серверы.
• Кухня: холодильник, кофемашина, микроволновка, посуда.
• Архив и документы — отдельной строкой, с указанием количества коробок.
• Прочее: сейфы, кулеры, растения, вывески, стенды.

Для каждой позиции укажите количество и текущее место. Технику удобно описывать по инвентарным или серийным номерам — это пригодится при проверке на новом месте.

Что не везти

Переезд — хороший повод избавиться от лишнего: сломанных кресел, старых мониторов, бумаг с истекшим сроком хранения. Утилизацию оргтехники и уничтожение документов лучше решить до переезда, а не перевозить ненужное в новый офис.

Маркировка

Хорошая маркировка позволяет разгрузить офис так, что каждая коробка и каждый стол сразу попадают на свое место.

Рабочая схема: у каждого рабочего места есть номер в плане нового офиса. На все, что относится к этому месту — стол, тумбу, кресло, системный блок, монитор, коробку с личными вещами, — клеится наклейка с этим номером и названием отдела. Цвет наклейки можно привязать к отделу или этажу. В новом помещении на каждое место заранее клеится такой же номер.

Правила, которые помогают:

• одна наклейка на видимую сторону и вторая на верх коробки;
• кабели от каждого компьютера — в отдельный пакет с тем же номером;
• коробки с документами нумеруются по описи архива;
• хрупкое и «не кантовать» отмечается отдельно и крупно.

Офисная мебель

Офисная мебель обычно однотипная, и это помогает: столы одной серии разбираются одинаково, и бригада быстро входит в ритм. Что стоит решить заранее:

• какие столы и шкафы разбираются, а какие едут целиком — это зависит от лифтов и проемов в обоих зданиях;
• кто собирает мебель на новом месте и успеет ли он к понедельнику;
• что делать с крупными предметами вроде переговорного стола или стеллажей архива — иногда их проще разобрать на месте и собрать заново.

Кресла на колесиках удобно обматывать пленкой, чтобы не расходились механизмы и не пачкалась обивка. Ящики тумб либо освобождают, либо закрывают на ключ и фиксируют. Крепеж каждого разобранного предмета — в пакет с номером рабочего места.

Отдельно продумайте сейфы: они тяжелые, и для них может понадобиться такелаж. Об этом — в материале про перевозку мебели и тяжелых вещей.

Техника и серверы

Рабочие места

Перед отключением сфотографируйте подключение каждого рабочего места: что в какой порт воткнуто. Системные блоки перевозят в коробках или обернутыми в пленку, мониторы — экраном к экрану, с прокладкой, или в оригинальной упаковке, если она сохранилась. Клавиатуры, мыши и кабели — в пакет с номером места.

Перед переездом стоит сделать резервную копию данных с рабочих машин, особенно если на них хранятся файлы, которых нет в общем хранилище.

Серверы и сетевое оборудование

Серверная — самая чувствительная часть переезда. Ее планирует ИТ-специалист компании, а не бригада грузчиков. Что обычно делают:

• полную резервную копию и проверку, что из нее можно восстановиться;
• корректное выключение по заранее известному порядку;
• схему коммутации стойки с фото и маркировкой каждого кабеля;
• перевозку серверов отдельно, бережно и без штабелирования, часто — вынутыми из стойки;
• проверку готовности нового помещения: электропитание, охлаждение, подключение к провайдеру.

Подключение интернета в новом офисе — отдельная задача со своими сроками. Заявку провайдеру подают заранее, иначе офис переедет, а работать не сможет.

Документы

Документы делятся на рабочие (нужны каждый день) и архивные. Рабочие пакует каждый отдел сам, архив — по описи, коробка за коробкой. Договоры, учредительные документы, печати и ключи от сейфа везет ответственный лично, а не в общем кузове.

Если в офисе хранятся документы с персональными данными или коммерческой тайной, подумайте об опломбировании коробок и о том, кто сопровождает машину. Это не формальность: потерянная коробка с личными делами сотрудников — серьезная проблема.

Переезд в выходные

Чаще всего офис перевозят в пятницу вечером и в выходные, чтобы в понедельник все работали на новом месте. Схема выглядит так:

1. В течение недели сотрудники пакуют личные вещи и рабочие документы.
2. В пятницу после обеда — отключение техники, сбор кабелей, маркировка.
3. Пятница вечер или суббота — погрузка, перевозка, разгрузка по местам.
4. Воскресенье — сборка мебели, подключение техники и сети, проверка.
5. Понедельник утром — ИТ-специалист на месте и решает мелкие проблемы.

Выходные удобны еще и потому, что в бизнес-центрах меньше людей и лифты свободнее. Но у части зданий в выходные ограничен доступ — проверьте это заранее.

Если офис переезжает в пределах СВАО, например из бизнес-центра у проспекта Мира в Алексеевском районе в здание у Алтуфьевского шоссе в Отрадном, дорога займет немного времени. Если маршрут проходит ближе к центру, для крупных машин могут понадобиться пропуска, о них — в статье про ограничения для грузовиков. Размер и число машин зависят от объема по описи — как его прикинуть, разобрано в материале какую машину заказать.

Погрузка и разгрузка

На погрузке ответственный или его помощник сверяет позиции по описи: что ушло в какую машину. На разгрузке — то же самое в обратную сторону. При большом объеме удобно, чтобы в каждой машине была своя опись.

Порядок разгрузки: сначала мебель и крупные предметы по плану, затем техника по номерам мест, затем коробки. Если план рассадки висит у входа, бригада меньше спрашивает и быстрее работает.

Акт приема

Акт приема — итоговый документ, который подтверждает, что все доехало и в каком состоянии. В нем обычно указывают:

• перечень перевезенного по описи или ссылку на опись как приложение;
• отметку о целости или список повреждений с описанием;
• недостающие позиции, если они есть;
• подписи ответственного со стороны компании и представителя исполнителя.

Подписывайте акт только после проверки. Включите несколько компьютеров наугад, осмотрите мебель с видимых сторон, проверьте коробки с архивом по номерам. Если обнаружили повреждение, зафиксируйте его в акте и сфотографируйте. О том, какие условия по ответственности за повреждения стоит обсудить еще до переезда, — в материале про выбор перевозчика.

Частые вопросы

За сколько времени начинать готовить офисный переезд?

Для небольшого офиса обычно хватает двух-трех недель, для крупного — от месяца и больше. Основное время уходит не на перевозку, а на согласования с бизнес-центрами, инвентаризацию, подключение связи и план рассадки.

Кто должен отключать и подключать компьютеры?

Лучше всего — ИТ-специалист компании или подрядчик, который обслуживает вашу сеть. Грузчики аккуратно перевезут технику, но схему подключения и работу сети после переезда проверяет тот, кто ее знает.

Можно ли перевезти офис без остановки работы?

Полностью — редко. Простой сокращают за счет переезда в выходные или поэтапного переезда по отделам, когда часть сотрудников работает удаленно, пока их места переносят.

Что делать, если после переезда не нашлась коробка?

Сверьтесь с описью и маркировкой: проверьте, в какую машину она грузилась и не попала ли в другой кабинет. Если коробка не найдена, отметьте это в акте приема до его подписания.